במסגרת ארגון אירוע, אחת השאלות המרכזיות היא פעמים רבות איך לבחור אולם אירועים?
עבור אנשים פרטיים, מדובר לרוב על חתונות, בר ובת מצווה או ברית מילה. לעתים יש לבחור אולמות אירועים עבור מטרות פרטיות אחרות או אפילו עסקיות שונות. בכל מקרה, היצע האולמות רחב והבחירה לא פשוטה. אז כיצד עושים זאת בצורה הטובה ביותר? אלה כמה המלצות מעשיות:
איך לבחור אולם אירועים?
ארגון אירוע הוא בדרך כלל עניין מורכב ובחירת האולם לא יוצאת דופן מבחינה זו. כאשר ניגשים לכך, מומלץ לפעול בצורה הבאה:
- להגדיר מה אתם מחפשים – להסכים ולהחליט, מה אתם מחפשים באופן כללי. חייבים לקחת בחשבון גם את גודל האולם ביחס לכמות המוזמנים.
- לגבש רשימת מקומות מתאימים – תוך התמקדות באזור שלכם. המיקום צריך להתאים לכל האורחים, הן מבחינת מרחק והן מבחינת דרכי ההגעה, פקקי תנועה וכדומה. זה יכול להיות גני אירועים בעיר ספציפית או באזור מסוים. למשל גני אירועים בעמק חפר.
- לחפש המלצות – לחפש המלצות וחוות דעת. כמובן, הטוב ביותר אלה חוות דעת מאנשים שאתם מכירים אישית וסומכים על שיקול דעתם.
- למצוא אולם עם מקום פנוי – במועד שדרוש לכם.
- לבדוק את המקום בעצמכם – להתרשם ישירות, מהמקום ומהצוות. שימו לב גם להיבט העונה (טמפרטורה, גשמים), מבחינת עד כמה האולם מתאים לכם, בהתחשב בכך שאתם רוצים אירוע בחוץ או בפנים.
דרישות מיוחדות
אוכל לאולם אירועים, זה לא רק עניין של רמת האוכל, אלא גם כל היבט מיוחד שנדרש, כגון מזון צמחוני וכשרות מתאימה. "כשר" זה לא כל הסיפור – כל אולם אירועים מקומי יכול להציע אוכל כשר וחשוב לזכור שיש רמות כשרות שונות. במסגרת דרישות מיוחדות לציבור דתי, עשויה להידרש גם הפרדת גברים ונשים. עוד סוג של דרישות מיוחדות, הוא בנושא הנגישות. אם יש אורחים עם מגבלה כמו התניידות באמצעות כיסא גלגלים, יש לקחת זאת בחשבון כמובן. מצד שני, אולמות אירועים ערוכים לכך היטב. זאת, בשונה ממקרים שבהם שוקלים לקיים אירוע או חלק ממנו, במקום מיוחד שאיננו נגיש מספיק.
היבטים כספיים
אי אפשר להחליט איך לבחור אולם אירועים, מבלי לקחת בחשבון את העלויות. עלויות אלה, מורכבות לרוב מכמה דברים שמצטברים ביחד והן לא זולות. חשוב לשים לב, שהעלות משתנה בהתאם לחודש וליום, מאחר שבחלקם הביקוש גבוה מהרגיל ובחלקם הוא נמוך במיוחד. יש לבחון ולהשוות את החבילות שהאולם מציע, מחירן ומה שכלול בהן. שמו לב גם לתנאי התשלום ולדמי ביטול.
טיפים
בכדי להבטיח את הבחירה הטובה ביותר עבורכם, כדאי לשקול גם את טיפים והרעיונות הבאים:
- מה כלול? – האולם מציע לפעמים שירותים שיחסכו לכם פנייה לגורמים נוספים. למשל שירותי צילום.
- קייטרינג חיצוני? – האם דרוש לכם קייטרינג חיצוני, כתוספת למה שהאולם מציע? האם האולם יסכים לכך?
- מה האולם מחייב? – קחו בחשבון, כמות מינימום של מוזמנים ששכירת האולם עשויה לחייב.
- זול יותר בחורף – מחירים בתחום זה נוטים להיות זולים יותר בחורף ויקרים יותר בקיץ.
- ההגעה לא חובה! – אגב, האם אתם באמת צריכים כל כך הרבה מוזמנים? הרי תמיד מוזמנים גם כמה אורחים שיגיעו רק מאחר ש"לא נעים". אם תסבירו למוזמנים שאתם הולכים על אירוע קטן ושלא חייבים כולם להגיע, תקלו גם עליהם וגם על הכיס שלכם. רק בקשו שיאשרו בהקדם, מי מגיע ומי לא. "לא נעים לא להגיע! בכל זאת היא בת דודה של הסבתא של אחות של…מצד החותנת.." יוחלף בוודאות בכמה אנחות רווחה. אם תציינו שאין צורך להרגיש לא נעים ואפילו לא דרוש הסבר מדוע לא מגיעים, בכלל שיחקתם אותה מבחינתם!
